Le backup de vos documents essentiels – par Achille

Introduction, par David Manise : On imagine souvent que la survie consiste surtout à frotter des bouts de bois pour allumer du feu, ou à traquer la plante comestible…  C’est aussi de savoir gérer le risque dans notre environnement quotidien : le monde « civilisé ». Concrètement, la perte de certaines données « vitales » peuvent réellement nous mettre dans une situation délicate, voire affecter durablement notre qualité de vie.  Achille, du forum davidmanise.com, nous offre ici un magnifique topo sur les copies de secours…  Méthodes, supports, astuces, aspects légaux, cryptage…  Tout y est ! :)

Bonne lecture :)

Quelle utilité ?

L’intérêt de sauvegarder ses documents essentiels est de pouvoir prouver son identité (ou en tout cas présenter un commencement de preuve), refaire plus rapidement ses papiers, ou justifier de ses droits (propriété, retraite, assurance, indemnisation…) lorsque les supports papiers originaux ont disparu ou sont devenus inaccessibles pour diverses raisons.

L’autre utilité est de pouvoir conserver quels que soient les évènements de la vie, les documents auxquels on est particulièrement attachés (photos souvenirs, correspondance…) et dont la perte serait douloureusement ressentie.

Enfin, dans le cadre des activités professionnelles ou personnelles, la sauvegarde de certains documents de travail indispensables constituera une sécurité indéniable.

Quelle valeur juridique ?

Le scan ou la photocopie de papiers d’identité n’a aucune valeur juridique en tant que tel mais constitue un commencement de preuve utile, en cas de disparition des originaux, qui vous aideront dans vos démarches pour faire refaire vos papiers. Sur ce point, voir ICI.

La question ne se pose naturellement que pour les documents officiels et pas pour les documents à valeur personnel.

Quels risques ?

À titre d’exemple, voici un retour intéressant de CaptainEB que je me permets de reprendre intégralement :

« Pour répondre, je vais vous raconter une mésaventure qui est arrivée à ma mère et ma sœur.
En 2001 pour des raisons professionnelles une partie de ma famille habitait New York à Manhattan, en face des tours jumelles.
Le matin du 11 septembre, ma mère part travailler, ma sœur est chez son petit copain.
A 8 h 45 à lieu l’attentat sur les tours du Word Trade Center… Suite au chaos qui s’ensuit, tout le quartier est bouclé, et il est impossible de rejoindre l’appartement. Je vous assure que ni ma mère, ni ma sœur ne pouvaient imaginer que quelque chose de semblable pouvait leur arriver.
Ce qui leur a permis de tenir les heures et les jours qui ont suivi est le fait que ma mère a dans son sac à main pas mal de petites choses utiles qui pourraient s’apparenter à un EDC.
Les choses qui leur ont le plus servi : foulard de type bandana (protection du nuage de fumée), argent en espèces (coupure d’électricité, donc pas d’accès a la CB), téléphone portable, copie des documents d’identité (les vrais étant restés dans l’appart et donc inaccessibles), lampe de poche (l’immeuble est resté sans électricité 1 semaine et il à fallu qu’elles y retournent chercher les documents d’identité avant de rentrer en France) et médicaments.
C’est vrai que quand on quitte son domicile le matin on pense pouvoir y revenir facilement ; ce n’est pas toujours le cas d’où l’utilité d’avoir sur soi de quoi faire face.
Il y a certainement quelques paranos ou mythos parmi ceux qui sortent avec un EDC mais pour ma part je connais surtout une majorité de gens « fleur bleue » qui sont persuadés qu’il ne leur arrivera jamais rien…

De nombreux risques justifient le back-up de vos documents les plus importants. Certains seront (heureusement) rarissimes ; d’autres beaucoup plus courants. On peut citer :

  • le vol de votre portefeuille
  • le cambriolage de votre domicile ou de votre chambre d’hôtel
  • la perte de vos papiers d’identité
  • l’incendie de votre résidence
  • une catastrophe naturelle (inondation, tremblement de terre, tempête) ou humaine (explosion de gaz, SEVESO, nucléaire, attentat…) entrainant la destruction de votre habitation ou son évacuation brutale et forcée
  • la confiscation de vos papiers d’identité dans un pays étranger
  • votre exfiltration en catastrophe d’un pays en situation de crise
  • etc.

Qui est concerné ?

Tout le monde est potentiellement concerné, qu’il réside en zone urbaine ou rurale, dans un appartement au sommet d’une tour d’une mégapole ou une cabane isolée au fond des bois.

Il concerne aussi bien une personne sédentaire qu’un randonneur au long cours, un expatrié,ou une personne effectuant de nombreux déplacements professionnels à l’étranger. Qu’on le veuille ou non, le risque est réel pour tout le monde et ses conséquences peuvent s’avérer au mieux gênantes, au pire dramatiques.

Quel équipement pour le travail de sauvegarde ?

Le travail de sauvegarde nécessite un minimum de matos disponible dans la plupart des foyers : un PC pour traiter, enregistrer les données, puis assurer leur stockage en ligne ; un scanner (ou une imprimante multi-fonction) pour scanner les documents… Un appareil photo numérique (ou un smartphone doté d’un bon APN) pour inventorier vos biens d’équipements (voir plus bas) ou shooter vos papiers d’identité à défaut de scanner.

Quels supports de sauvegarde ?

Notez qu’aujourd’hui, nombre de prestataires de services (électricité, FAI…) n’émettent plus de factures papier et proposent ou imposent le recours à la facture électronique stockée et accessible en ligne, pour des raisons tant économiques qu’écologiques. Ceci est intéressant si vous avez besoin d’imprimer un justificatif de domicile pour une raison quelconque. Le back-up est assuré directement par l’entreprise prestataire et vous n’avez pas d’autre souci que de conserver vos identifiants et mots de passe d’accès.

En France, vous pouvez accéder à votre dossier fiscal en vous connectant au site www.impots.gouv.fr.

Si vous commandez régulièrement des biens par internet, il est utile et facile d’archiver dans votre messagerie les mails de confirmation de commande détaillant votre achat. En cas de perte ou de destruction de vos biens, ils vous serviront de justificatifs d’achat auprès de votre assurance.

Une solution intéressante car ne prenant aucune place dans votre poche est le support dématérialisé, à savoir les solutions de stockage en ligne. Il existe des sites internet proposant des espaces de stockages, certains à caractère généraliste et le plus souvent gratuits, d’autres spécialisés (coffre-fort électronique par exemple), mais payants le plus souvent. Une solution astucieuse consiste à utiliser les webmails comme espace de stockage personnel en s’envoyant des mails contenant les fichiers de sauvegarde en pièce jointe. Pour les possesseurs de compte gmail, il existe le logiciel Gmail Drive pour Windows ou le plugin Gspace pour le navigateur Firefox qui permet d’utiliser et de gérer directement l’espace de stockage offert à chaque utilisateur.

Attention ! Malgré l’intérêt qu’elles présentent, il faut se méfier des solutions en ligne qui peuvent s’arrêter du jour au lendemain (fermeture du service, crash ou piratage) et ne pas compter que sur celles-ci. Il faut également prendre en considération la confidentialité des données ainsi stockées et prévoir si nécessaire leur chiffrement (voir plus bas).

Pour le reste, il est préférable de recourir à des solutions physiques. Celles-ci sont de plus en plus performantes, que ce soit en terme de capacité de stockage, d’encombrement, de solidité, voire de fiabilité. En quelques décennies, on est passé de la disquette cartonnée en 5,25″ à la mini-clé de stockage USB d’une capacité record de 256 Go (le prix aussi !).

Parmi les solutions possibles, on peut retenir :

Les clés de stockage USB : selon sa capacité et sa vitesse de transfert en lecture/écriture, le prix sera dérisoire ou carrément exorbitant. Certains modèles, comme la clé USB 2.0 Corsair Flash survivor, au nom très explicite, ont été spécialement conçus pour résister aux chocs et aux éléments naturels (eau, sable, boue, neige) pour un prix raisonnable (40€ en version 16 Go).

Les cartes mémoire pour mobile, appareil photo numérique, ou pour netbook. Même remarque que ci-dessus. Il vaut mieux choisir un format courant, facilement lisible dans un PC équipé d’un lecteur de cartes, notamment le type SD ou micro-SD (avec son adaptateur). Ce type de carte pourra être transporté tel quel, son faible encombrement lui permettant par exemple d’être rangé dans un portefeuille (par définition toujours avec son porteur). La carte sera plus couramment placée dans un téléphone mobile, solution intéressante car on l’emporte toujours avec soi. Attention néanmoins au risque de vol.

Les appareils portables de type téléphone mobile, lecteurs audio/vidéo (ex. iPod), voire APN avec mémoire de masse incorporée. Les modèles récents sont de capacité suffisantes (16 ou 32 Go) pour permettre un back-up de vos données, en plus de l’usage normal prévu pour ce type d’appareil.

Les disques durs externes. Là aussi, leur prix, leur encombrement, leur capacité de stockage en augmentation constante rendent leur acquisition intéressante, non seulement pour ce qui nous intéresse ici, mais plus généralement pour sauvegarder le contenu de votre ordinateur. Un modèle avec alimentation directe par le câble USB est préférable, plutôt qu’avec un chargeur électrique séparé (poids et encombrement supplémentaire). En cas de perte, le câble USB est très facilement remplaçable. On trouve des modèles 2,5″ d’une capacité de 320 Go pour moins de 50€.

Le PC (portable ou fixe).  Si vous utilisez un ordinateur personnel pour effectuer la sauvegarde, le plus simple est bien évidemment de conserver dessus une copie de votre dossier qui servira de base à vos différentes sauvegardes. Toute modification ultérieure sera d’abord effectuée sur le PC puis reportée sur les différents supports.

Faites attention à prendre en considération l’évolution technologique des supports : vous risquez d’avoir du mal à récupérer vos données si votre back-up est constitué de disquettes 3,5″ ! C’est un exemple caricatural mais il ne faut pas oublier par exemple que certaines cartes SD à grande vitesse ou grande capacité ne sont lisibles que dans les PC les plus récents. Il faut donc sélectionner vos supports en les choisissant parmi les modèles les plus courants et veiller à les changer régulièrement en fonction de l’évolution technologique. Cela a un certain coût, mais il est relativement minime dans l’absolu et bien dérisoire compte tenu de l’intérêt en jeu.

L’avantage secondaire est que vous diminuez le risque de pertes de données en changeant régulièrement vos supports avant qu’ils ne tombent en panne.

Selon les constructeurs, leur durée de vie serait de 10 ans, mais certainement beaucoup moins dans la réalité. J’ai personnellement perdu récemment tout le contenu de la mini-clé USB que j’avais toujours dans ma poche, le jour où elle est tombée en panne. Je n’arrivais tout simplement plus à la monter sur un PC. D’où l’intérêt de prévoir différents supports.

Il est indispensable de ne pas mettre tous ses oeufs dans le même panier et d’être redondant dans ses solutions de sauvegarde. On peut prévoir plusieurs supports d’un même type et plusieurs formes de support par sécurité : une clé USB toujours sur soi ou son trousseau de clé, une ou plusieurs autres clés à son domicile, chez la famille, des amis ou au bureau (à voir selon les cas), un back-up dans le téléphone mobile (qu’on emporte habituellement hors du domicile), un autre dans son PC, un dans un disque dur externe, un sur son webmail et un autre sur un site de stockage dédié. Il faut absolument éviter de laisser vos supports au même endroit et les répartir dans différents lieux. On ne mettra pas obligatoirement le même contenu à chaque fois : au minimum les fichiers indispensables sur chaque support. Pour les autres, il faut voir selon leur nature. Par exemple, uploader toutes vos photos sur un support en ligne risque de prendre un temps fou si vous ne l’avez jamais fait. Il est plus facile de sauvegarder sur des supports physiques. Tout dépend naturellement de vos besoins.

Quels contenus ?

Votre back-up va rassembler des documents administratifs (au sens large) mais aussi d’autres à caractère plus personnels (souvenirs notamment).  Au minimum, il faut inclure :

  • papiers d’identité (CNI, permis de conduire, passeport)
  • livret de famille
  • titre de séjour (si vous êtes concernés)
  • carte vitale et certificat d’immatriculation d’assuré social
  • carnet de santé (suivi des vaccinations notamment)
  • diplômes, certificats
  • carte d’étudiant
  • carte professionnelle (éventuellement)
  • bulletins de paie, attestations de travail
  • actes notariés (actes de propriété, testament, donations…)
  • jugements (divorce…)
  • avis d’imposition (si vous déclarez par internet, vous pouvez récupérer une version .pdf sur votre PC

On peut ajouter :

  • carnet d’adresses et répertoire téléphonique : sur ce point, les moyens actuels de communication (webmails, smartphones) nous favorisent grandement la tâche en nous fournissant un support dématérialisé. Si vous avez par exemple un smartphone Android, vous pouvez enregistrer tous vos contacts dans votre compte G**gle associé à votre adresse gmail. Avantage : votre agenda est en ligne ; si vous changez/perdez votre mobile, vous récupérez instantanément vos contacts. Inconvénients : confidentialité des données ? Si G**gle crashe ou ferme ses services, vous perdez tout mais le risque reste néanmoins très faible en pratique. Cela n’empêche naturellement pas de prévoir une sauvegarde au format .txt ou vcard par exemple.
  • plans (de maison, vrd, permis de construire, documents techniques…)
  • factures importantes (voiture, bijoux…)
  • récapitulatif des login/mdp accès internet (sites de banque, d’assurance, électricité, FAI, opérateur mobile, messagerie, stockage en ligne, votre forum préféré…) En effet, êtes-vous sûr de pouvoir faire confiance à votre mémoire et de vous rappeler de tous vos identifiants, surtout après un traumatisme bouleversant votre vie ?
  • back-up des données de votre logiciel de budget (si vous en utilisez un)
  • photos et vidéos (parents, enfants, amis, voyage…) : un élément fondamental  ! Imaginez que vous perdez votre habitation et TOUS vos souvenirs d’enfance, de famille. Si nécessaire, effectuez un scan des vieilles photos de famille auxquelles vous tenez.
  • inventaire photographique : selon la valeur et l’importance de votre patrimoine, il peut être intéressant de se constituer un dossier de photos détaillant l’ensemble de vos biens et de votre habitation pour les assurances. Sur ce point, regardez par exemple ICI.
  • documents personnels divers (scan de correspondance écrite, documents de travail, ouvrag en cours de rédaction…)

Quels logiciels ?

Sur les supports physiques, type clé USB par exemple, il peut être utile d’installer quelques outils/logiciels informatiques minimum : distribution linux portable, navigateur portable, lecteur .pdf et office, voire le logiciel de cryptage qui a servi à chiffrer vos données.

Signalons l’existence du concept « Framakey », déjà abordé à plusieurs reprises sur notre forum. Issu de Framasoft.org, il s’agit d’un ensemble de logiciels libres couvrant tous les domaines (utilitaires, bureautique, antivirus, multimedia, jeux, etc.) et surtout présentant le capital avantage de fonctionner directement à partir de la clé sur laquelle ils se trouvent, sans installation de quoi que ce soit sur le PC « hôte ». La suite complète ou certains logiciels au choix sont facilement téléchargeables sur le site http://www.framakey.org/.

Quels formats ?

Pour avoir la certitude de pouvoir lire et récupérer vos fichiers, il est préférable d’utiliser les formats les plus courants (MS Office et Openoffice, .pdf, .txt, .jpg…) et d’éviter les formats exotiques.

Les documents les plus importants (pièces d’identité notamment) seront idéalement enregistrés sous différents formats (.jpg et .pdf par exemple). La capacité actuelle des clés USB et cartes mémoires autorise une certaine redondance sur ce point.

Faut-il crypter ses données ?

Sur ce point, je pense qu’il faut d’abord distinguer selon le support de stockage. Le chiffrement me semble indispensable en cas de stockage en ligne pour des raisons évidentes de protection des données.

Pour les supports physiques, l’intérêt me semble plus discutable mais tout dépend aussi des activités de l’intéressé, de son mode de vie, des risques de perte ou vol du support proprement dit. Tout dépend également de la nature des fichiers sauvegardés. Sur ce point, chacun voit midi à sa porte mais je ferais une remarque : est-ce que votre carte d’identité ou votre permis de conduire rangé dans votre portefeuille est crypté ? Naturellement, non ! Donc est-il vraiment nécessaire de chiffrer ces documents ? Jusqu’à preuve du contraire, cela ne me semble pas pertinent. L’intérêt du back-up est de prouver son identité, pas de la cacher.

Par contre, je pense qu’il est indispensable de chiffrer d’autres éléments, tels que les documents listant les identifiants et mots de passe internet (messagerie, comptes bancaires…)

Pour le reste, il faut voir en fonction de la nature et de la confidentialité des documents sauvegardés.

Quelle solution de chiffrement ?

Le logiciel Truecrypt est un programme de chiffrement gratuit qui a l’avantage d’être disponible pour Windows, Mac OS X et linux. Il permet de créer un disque virtuel chiffré (volume TrueCrypt) contenu dans un fichier et de le monter comme un disque physique réel. TrueCrypt peut aussi chiffrer une partition entière ou un périphérique, notamment une clé USB.  Truecrypt sur wikipédia.

À noter qu’il existe aussi une clé USB que l’on peut bloquer et débloquer en tapant un code sur un petit pavé numérique intégré. L’avantage est qu’elle ne nécessite aucun logiciel pour fonctionner et est compatible avec la plupart des systèmes d’exploitation. (Merci à bushiben  ;))

Quelles mises à jour ?

Une sauvegarde ne sert à rien si les MAJ nécessaires ne sont pas faites en temps utile. Après un premier scan et back-up de tous vos documents qui prendra pas mal de temps, je pense qu’il est possible de se contenter d’une MAJ annuelle ou semestrielle pour ajouter les avis d’imposition, bulletins de paie et autres documents importants.  Par contre, il est évident que si vous faites refaire vos papiers d’identité (CNI…), un back-up immédiat est indispensable.
Pour le reste (documents personnels), c’est à chacun de voir en fonction du risque potentiel et de ses choix.

La synchronisation des données est une étape qui peut s’avérer délicate si vous avez beaucoup de documents à mettre à jour régulièrement. Pour vous simplifier la vie, il existe un logiciel de synchro très pratique, fonctionnant sur les différents systèmes d’exploitation : grsync. En pratique, après avoir fait les MAJ sur le PC, il suffit de lancer grsync et d’insérer le périphérique de sauvegarde. La MAJ se fait automatiquement. Différentes options très pratiques sont paramétrables pour ne mettre à jour que les nouvelles données ou les fichiers modifiés sans tout réécrire à chaque fois.

L’essentiel en 5 minutes

Vous êtes pressés ? Vous n’avez pas tout lu ? Vous partez demain pour un trek de 6 mois au Népal ? Par où commencer ?

  • Sortez vos papiers d’identité (CNI, permis de conduire, passeport), votre livret de famille, carte vitale, carte de mutuelle, attestation papier de sécurité sociale
  • Si vous avez un scanner ou une imprimante multi-fonctions, scannez et sauvegardez vos documents en .jpeg
  • Fouillez dans vos tiroirs pour trouver une clé USB (même un vieux modèle 512 Mo suffit amplement pour le moment). À défaut, utilisez la carte mémoire micro-sd de votre mobile
  • Copiez vos fichiers sur votre support. Profitez-en pour ajouter quelques photos numériques auxquelles vous tenez particulièrement : vos enfants, votre chéri(e), votre chien, le cochon d’inde…  ;D, voire quelques vidéos (le sex-tape tourné avec votre copine… :) ) ; enfin quelques documents que vous jugerez utiles. C’est terminé !
  • Vous n’avez pas de scanner ou de multi-fonctions ? Vous avez un téléphone mobile équipé d’un APN potable ? Rien n’est perdu ! Etalez vos papiers sur une table. Assurez-vous un bon éclairage et prenez vos documents en photo ! Vous avez déjà une sauvegarde sur votre mobile. Si possible, transférez vos photos sur votre PC et recopiez-les sur une clé USB.

Voilà, vous avez assuré le minimum en attendant de procéder à une sauvegarde complète de vos documents !

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